Tuyệt chiêu nắm giữ tình hình tài chính salon trong lòng bàn tay

Khi kinh doanh trong ngành thẩm mỹ, việc theo dõi các xu hướng mới trong ngành luôn là điều cần thiết, nhưng cũng có rất nhiều cái bẫy nguy hiểm mà các chủ salon có thể dễ dàng mắc phải. Vấn đề quan trọng ở đây là bạn nên hiểu rõ việc kinh doanh của salon cũng như biết mình cần phải làm gì để tăng trưởng doanh thu. Thường thì ngành Nail không sôi động như các ngành khác nên chỉ khi nhìn thấy lượng khách hàng giảm sút thì các chủ salon mới bắt đầu lo lắng. Tuy nhiên, nếu nắm rõ tình hình tài chính salon một cách sát sao thì bạn có thể tìm ra phương hướng giải quyết trước khi salon phải đóng cửa vì thua lỗ. Nếu vẫn chưa có kế hoạch rõ ràng cho vấn đề này, bạn hãy cùng chúng tôi tham khảo một số chiến lược dưới đây nhé!

Lưu trữ số liệu một cách chặt chẽ

Bạn không thể xây dựng cái gì mà không có một hộp công cụ; đầu tiên, hãy lưu trữ tất cả những gì bạn cần ở một nơi dễ tìm thấy. Sau đó xác định, bạn là một chủ salon hay là người thuê chỗ làm (booth renter) để trả lời các câu hỏi sau đây:

Bạn có ngân sách riêng không? Nếu có thì ngân sách này bị thâm hụt theo tháng hay năm?

Bạn có lưu giữ hóa đơn trên giấy hay trên máy tính không? Nếu có, thì các số liệu này đã có trong khoảng thời gian bao lâu?

Bạn có lưu giữ tất cả các giấy tờ về các khoản chi tiêu không, bao gồm hóa đơn, sổ lương và chi phí cho sản phẩm bán lẻ và đồ dùng cho tiệm?

Nếu bạn trả lời là “Có” cho tất cả các câu hỏi trên, nghĩa là bạn đang lưu giữ số liệu khá hệ thống. Nếu bỏ lỡ một câu hỏi nào đó vậy thì bạn nên thay đổi nó. Để nắm rõ về tình hình tài chính, bạn nên giữ lại tất cả các thông tin quan trọng trong ít nhất là 3 năm, nếu việc kinh doanh salon chưa tới 3 năm hay số liệu bạn cần đang thất thoát thì đã đến lúc cần thiết để lưu trữ lại nó một cách có hệ thống hơn.

Chọn phương pháp và không gian làm việc

Một khi đã lưu trữ dữ liệu có hệ thống, bước tiếp theo chính là xem xét làm thế nào để bạn có thể theo dõi chúng được dễ dàng và thuận lợi. Sử dụng máy tính và Microsoft Excel (hay các chương trình tương đương) là phương pháp hiệu quả và cũng đơn giản nhất. Nếu bạn “ngại” công nghệ thì có thể dùng sổ và kẻ bảng tính như Excel nhưng tất nhiên là sẽ tốn thời gian và khó quản lý hơn.

Hãy chắc rằng khi lưu số liệu, bạn đang thực hiện ở một nơi yên tĩnh và không bị gián đoạn bởi bất kỳ cuộc gọi nào. Sự gián đoạn sẽ cản trở khả năng tập trung trong khi não của bạn lại cần sự tập trung tuyệt đối để thực hiện số liệu một cách đầy đủ và chính xác nhất. Nếu xem như đây là một khoản đầu tư lớn cho công việc kinh doanh trong tương lai thì có thể bạn dành nhiều thời gian và sự tỉ mỉ cho công việc đau đầu này hơn.

Xây dựng cơ sở dữ liệu

1. Tạo một bảng biểu (spreasheet) liệt kê chi tiết công việc kinh doanh hàng ngày. Trong đó cũng bao gồm các phương thức thanh toán khác nhau (tiền mặt, check, thẻ tín dụng, thẻ quà tặng) và chi tiết các khoản đó dùng vào việc gì (dịch vụ, bán lẻ, thuế bán lẻ, thẻ quà tặng đã bán, tiền chi vặt) ở mặt khác của bảng biểu đó. Mỗi ngày, mặt thanh toán phải bằng với phía bán ra. Đôi khi, tài chính mỗi ngày sẽ không cân bằng nhưng cũng không cần phải quá lo lắng, hãy xem nó như một lầm lỗi nhỏ hay thu ngân bất cẩn một chút và tìm cách thay đổi để sửa chữa vấn đề.

2. Một khi đã có tổng chi phí tháng, hãy vẽ chúng lên biểu đồ (line graph), sử dụng các màu khác nhau cho từng năm. Tốt nhất là bạn nên theo dõi trong ít nhất 3 năm – nếu được – để nhìn thấy rõ xu hướng tài chính của salon.

3. Bạn có thể sử dụng line graph để điều chỉnh kế hoạch tiếp thị phù hợp như tháng nào cần phải quảng bá nhiều hơn để đẩy mạnh doanh thu. Ngoài ra, xem lại những tháng có doanh thu cao và áp dụng nó một cách triệt để hơn cho salon.

4. Trong khi kiểm tra các xu hướng này, hãy xem chúng có ảnh hưởng như thế nào đến ngân sách của salon. Nếu tìm thấy có những khoản chi phí quá cao, bạn có thể điều chỉnh kịp thời trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng.

Xây dựng chiến lược tiếp thị

Bây giờ khi đã có đầy đủ số liệu kinh doanh, bạn có thể xác định các xu hướng bằng cách phân tích tình hình tài chính của salon theo ngày, tháng và năm.

Đầu tiên, theo dõi chi tiết công việc kinh doanh của một ngày. Đôi khi bạn sẽ phát hiện ra những vấn đề nhỏ mà trước đây chưa hề để ý, như tại sao hơn một nửa số thợ nail có ít lịch hẹn vào thứ Ba hay thứ Bảy là ngày có doanh thu bán lẻ cao nhất tuần hay số lượng thợ vào ngày thứ Hai quá đông? Ngược lại, nếu nhận ra ngày thứ Sáu salon quá bận rộn, bạn có thể tăng lượng thợ nail để đáp ứng nhu cầu mà không làm mất khách.

Tiếp theo, xem xét chi tiết việc kinh doanh trong một tháng. Có doanh thu của dịch vụ nào giảm mạnh vào tháng Bảy không? Tại sao không bán được nhiều thẻ quà tặng vào tháng Ba? Những lý do cụ thể nào mà bạn nhận thấy được trong những tháng salon có lợi nhuận cao nhất? Hay trong những tháng bị thua lỗ thì sao?

Cuối cùng, phân tích bức tranh toàn cảnh dựa trên biểu đồ đã lập ra. Sau khi đã nghiên cứu các dữ liệu trong ít nhất 3 năm qua trên biểu đồ, bạn sẽ dễ dàng xác định các xu hướng kinh doanh và thực hiện các chiến lược tiếp thị cụ thể theo từng tháng. Một lợi ích nữa của các biểu đồ đường là các dấu hiệu nhận biết rõ ràng của nó, bạn sẽ nhận ra có một số thời điểm nhất định công việc kinh doanh khá “ảm đạm” và tìm được hướng giải quyết tối ưu hơn.

Theo dõi tất cả các dữ liệu kinh doanh một cách khoa học sẽ là một trong những cách hiệu quả nhất giúp bạn thành công trên con đường kinh doanh tiệm nail. Hơn nữa, việc sắp xếp có hệ thống còn giúp cho công việc trả thuế hay quản lý ngân sách salon được dễ dàng hơn, từ đó tránh được những rắc rối không cần thiết và bảo đảm cho việc kinh doanh ngày một phát triển hơn.

Nguồn: Sưu tầm Internet